List do nowej firmy w 3 krokach
Nowa jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) wybiera księgową zwykle w pierwszych tygodniach. Możesz do niej napisać list papierowy. Zakaz z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej dotyczy e-maili i telefonów, nie poczty tradycyjnej.
- Pobierz szablon listu w Wordzie. Jest w nim klauzula RODO i pola na dane firm.
- W Wordzie wybierz Korespondencja → Wybierz adresatów → Użyj istniejącej listy i wskaż plik CSV z raportu.
- Wpisz dane swojego biura w nawiasach [ ], kliknij Zakończ i scal, a potem wydrukuj.
Masz kłopot z polskimi znakami albo kodem pocztowym? Odpowiedzi są w szczegółach niżej.
Treść listu
Tak wygląda list po pobraniu. Pola «…» Word wypełni danymi z pliku CSV. Wolisz własny edytor? Skopiuj tekst.
[Nazwa biura rachunkowego] [Ulica i numer], [kod pocztowy] [miejscowość] tel. [telefon], e-mail [adres e-mail] [Miejscowość], [data] «Firma» «Wlasciciel» «Adres» «Miasto» Dzień dobry, firma «Firma» (branża: «Branza») jest od niedawna w rejestrze CEIDG. Na początku działalności trzeba wybrać formę opodatkowania, zgłosić się do ZUS i zdecydować, kto poprowadzi księgowość. Prowadzimy księgowość małych firm. Pomożemy w wyborze formy opodatkowania, w rozliczeniach z ZUS i urzędem skarbowym oraz w bieżących dokumentach. Na początek proponujemy: [jedna konkretna oferta, warunki i termin ważności]. Zapraszamy do kontaktu: tel. [telefon], e-mail [adres e-mail]. Prosimy podać kod [kod listu], żebyśmy wiedzieli, że odpowiadają Państwo na ten list. Z poważaniem, [Imię i nazwisko] [Stanowisko], [Nazwa biura rachunkowego]
Informacja o przetwarzaniu danych (art. 14 RODO) Administratorem Państwa danych jest [nazwa biura, adres, NIP, e-mail do kontaktu]. Państwa dane (nazwa firmy, imię i nazwisko, adres, branża) pochodzą z publicznego rejestru CEIDG. Przetwarzamy je wyłącznie w celu jednorazowego przesłania oferty naszych usług, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane przechowujemy do [okres, np. do zakończenia wysyłki listów] albo do zgłoszenia sprzeciwu. Mają Państwo prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO. Mogą Państwo w każdej chwili sprzeciwić się przetwarzaniu danych, pisząc na [e-mail lub adres do sprzeciwu]. Po sprzeciwie nie wyślemy kolejnych listów.
To wzór do dostosowania. Szablon i klauzula nie są poradą prawną. Dopasuj je do swojego biura, a przy wątpliwościach zapytaj prawnika lub inspektora ochrony danych.
Szczegóły
Korespondencja seryjna w Wordzie, krok po kroku
- Otwórz pobrany szablon w Wordzie.
- Wybierz Korespondencja → Wybierz adresatów → Użyj istniejącej listy i wskaż plik CSV. Jeśli Word zapyta o kodowanie, wybierz Unicode (UTF-8).
- Pola
Firma,Wlasciciel,Adres,MiastoiBranzasą już w szablonie. Kliknij Podgląd wyników i przejrzyj kilka listów. Sprawdź, czy długie nazwy firm się mieszczą. - Wpisz dane biura w nawiasach [ ].
- Kliknij Zakończ i scal → Edytuj pojedyncze dokumenty → Wszystkie. Word zrobi osobny list dla każdej firmy. Wydrukuj go albo zapisz jako PDF.
Wklejasz tekst do własnego dokumentu? Zamiast «Firma» wstaw pole przyciskiem Wstaw pole scalania i wybierz kolumnę o tej samej nazwie.
Polskie znaki w pliku CSV
Plik jest w UTF-8. Jeśli otworzysz go w Excelu podwójnym kliknięciem, polskie litery (ą, ę, ł) mogą zamienić się w krzaczki. Otwórz go przez Dane → Z tekstu/CSV i w polu „Pochodzenie pliku” ustaw „65001: Unicode (UTF-8)”. Jeśli coś usuwasz z listy, zapisz plik jako CSV UTF-8. Word czyta taki plik poprawnie.
W pliku CSV nie ma kodu pocztowego
Kolumny w pliku to Firma, Wlasciciel, Adres, Miasto, Branza, NIP, Wojewodztwo i Start. Kod pocztowy dopisz sam: w Excelu dodaj kolumnę KodPocztowy, zapisz jako CSV UTF-8, a w liście wstaw to pole przed Miasto. Kod znajdziesz po adresie w wyszukiwarce kodów Poczty Polskiej.
Wskazówki, żeby list przyniósł odzew
- Wyślij list w ciągu 1–3 tygodni od rejestracji, gdy firma jeszcze wybiera księgową.
- Drukuj na papierze firmowym i podpisz odręcznie. Taki list wygląda inaczej niż ulotka.
- Zaproponuj jedną konkretną rzecz i podaj, do kiedy obowiązuje.
- Wpisz w liście kod albo osobny numer telefonu i zapisuj, kto się na niego powołał. Po kilku tygodniach zobaczysz, ile listów dało kontakt.
- Sprawdź aktualny cennik Poczty Polskiej, zanim policzysz koszt wysyłki.
- Gdy ktoś zgłosi sprzeciw, zapisz to i nie pisz do niego więcej.
Lista dla Twojego biura
Wybierz województwo i branżę. Plik CSV dostajesz na maila. W próbce jest 10 firm, więc możesz sprawdzić cały proces na kilku listach.